Systems between information and knowledge : In a memory management model of an extended enterprise

The research question of this thesis was how knowledge can be managed with information systems. Information systems can support but not replace knowledge management. Systems can mainly store epistemic organisational knowledge included in content, and process data and information. Certain value can be achieved by adding communication technology to systems. All communication, however, can not be managed. A new layer between communication and manageable information was named as knowformation. Knowledge management literature was surveyed, together with information species from philosophy, physics, communication theory, and information system science. Positivism, post-positivism, and critical theory were studied, but knowformation in extended organisational memory seemed to be socially constructed. A memory management model of an extended enterprise (M3.exe) and knowformation concept were findings from iterative case studies, covering data, information and knowledge management systems. The cases varied from groups towards extended organisation. Systems were investigated, and administrators, users (knowledge workers) and managers interviewed. The model building required alternative sets of data, information and knowledge, instead of using the traditional pyramid. Also the explicit-tacit dichotomy was reconsidered. As human knowledge is the final aim of all data and information in the systems, the distinction between management of information vs. management of people was harmonised. Information systems were classified as the core of organisational memory. The content of the systems is in practice between communication and presentation. Firstly, the epistemic criterion of knowledge is not required neither in the knowledge management literature, nor from the content of the systems. Secondly, systems deal mostly with containers, and the knowledge management literature with applied knowledge. Also the construction of reality based on the system content and communication supports the knowformation concept. Knowformation belongs to memory management model of an extended enterprise (M3.exe) that is divided into horizontal and vertical key dimensions. Vertically, processes deal with content that can be managed, whereas communication can be supported, mainly by infrastructure. Horizontally, the right hand side of the model contains systems, and the left hand side content, which should be independent from each other. A strategy based on the model was defined.Tutkimuksen tavoitteena oli määrittää, miten tietojärjestelmiä voidaan käyttää organisaatioiden tietämyksen hallintaan. Johtopäätöksenä voidaan sanoa, että järjestelmillä voidaan tukea, mutta ei korvata tietojohtamista. Tietojärjestelmiä voidaan käyttää lähinnä organisaation episteemisen tiedon muistina, prosessoitavan tiedon varastointiin. Oleellista lisäarvoa saadaan, jos viestintäteknologiaa käytetään tietojärjestelmien tukena. Kommunikaatiota ei kuitenkaan voida johtaa, sillä se ei perustu prosesseihin, vaan enintään työnkulkuun ja sitä vapaampaan viestintään. Hallitun informaation ja viestinnän välille syntyy knowformaatioksi nimetty kerros, lähinnä organisaatioiden lyhytkestoiseen muistiin. Uusi knowformaatio-käsite on käytännön tapaustutkimusten tulos. Vastaavaa ei aiemmissa tietojohtamisen tutkimuksissa ole esitetty. Tietojohtamisen kirjallisuuden taustaksi tutkittiin fysiikan, filosofian, viestinnän ja tietojenkäsittelytieteen luokitukset. Tapaustutkimuksissa tarkasteltiin useita datan hallinnan, dokumentaation ja tietojohtamisen järjestelmiä organisaation sisäisissä ryhmissä, organisaation laajuisesti sekä organisaation yhteistyökumppaneiden kanssa. Tapauksissa tutkittiin niin järjestelmien ominaisuudet kuin myös eri sidosryhmien kokemukset. Tutkimuksessa tietojärjestelmät luokiteltiin organisaation muistin ytimeen. Knowformaation kerrosta tarvitaan toisaalta koska filosofisen tiedon episteemistä kriteeriä ei edellytetä järjestelmien sisällöltä (eikä tietojohtamisen kirjallisuuden käsitemäärittelyissä) ja toisaalta koska tiedon uudelleenkonstruoinnissa merkitys muuttuu. Tulevien järjestelmien suunnitteluun tarvitaan uusi näkökulma, koska data, informaatio ja knowledge tasojen hierarkia ei erotu eri järjestelmätyyppien käyttäjien sosiaalisesti konstruoidussa todellisuudessa. Tieteen filosofian skaala positivistisesta konstruktivistiseen oli mallin muodostuksessa oleellinen, ja sen validiuden todentamisen jälkeen eksplisiittinen piiloinen -dikotomia mallinettiin uudelleen knowformaatio-käsitteen avulla. Uusi tietomalli ja knowformaatio-käsite tarvitaan työn päätuloksessa, jatketun organisaation muistin hallintamallissa. Sen ääripäihin kuluvat kommunikaatio, jota tuetaan, ja toisessa päässä prosessit, joita hallitaan. Kahden muun entiteetin, järjestelmien ja niiden sisällön, tulisi olla riippumattomia toisistaan. Knowformaatio elää näiden kokonaisuuksien implisiittisillä rajoilla, informaation ja tiedon välisellä harmaalla alueella

Julkishallinnon asiointipalvelut tietoverkoissa : Evolutionaarinen tutkimus asiointipalvelujen kanavoimisesta tietoverkkoihin palvelustrategiamallin viitekehyksessä

Tutkimus selvittää tietoverkoissa tarjottavien asiointipalvelujen kehitystä. Tutkimuksen teoreettisena taustana on evolutionaarinen tulevaisuudentutkimus, joka sopii deskriptiivistä ja skenaarioparadigman mukaista tulevaisuuudentutkimusta paremmin verkostomaisesti toimivan tietoyhteiskunnan ilmiön, asiointipalvelujen, tutkimiseen. Sen postulaatit ovat saaneet vaikutteita kompleksisten epälineaaristen ja dynaamisten systeemien tutkimuksesta.Viitekehyksenä on palvelustrategiamalli ja toteutustapana minidelfoin muunnelma. Delfoi-tutkimuksen mukaiseen haastatteluosaan käytettin sähköpostitse täytettävää kyselylomaketta, jonka avoimiin kysymyksiin haettiin kirjallisuudesta taustaa. Kyselyn vastaukset annettiin kaikkien vastanneiden keskustelun pohjaksi verkkosivulla. Vertailuja tehtiin palvelu-, kanava- ja strategiaryhmien yhdistelmistä sekä vastaajien eri tasoista. Lisätietoja hankittiin kyselyissä tärkeiksi koetuista aiheista. Arvioinnin pohjaksi esitellään nykyinen tilanne. Eri ministeriöt ovat julkaisseet omia tietotekniikkastrategioitaan lähivuosiksi. Tutkimus tarkastelee hallinnon suunnitelmien ja käytännön eroa kuvaamalla nykytilannetta sekä asiantuntijoiden visioita tulevaisuudesta. Asiointipalvelut poikkeavat muusta kehityksestä, koska ne edellyttävät enemmän suunnittelua kuin yksipuoliset peruspalvelut. Asiointipalvelujen tulevaisuus on erityisen mielenkiintoinen, koska menneisyyttä ei juuri ole. Julkishallinnossa ei vielä tarpeeksi hyödynnetä tietotekniikkaa korvaamaan henkilötyötä palveluissa. Palvelustrategian palvelu-, kanava- ja strategiamatriisit antavat luontevan pohjan myös asiointipalveluihin. Asiointipalveluja on kokeiltu aiemmassa hankkeessa vähän. Asiointipalvelut ovat tulossa lähitulevaisuudessa erityisen ajankohtaisiksi sähköisen identiteetin myötä. Anonyymi asiointi pitää silti olla mahdollista. Alkuvaiheen sovelluksina voidaan pitää esimerkiksi erilaisia lupia, veroilmoitusta, veroennakon muutoshakemusta, muuttoilmoitusta, työnvälityspalvelua tai koulutuspaikkahakua, sosiaali- ja terveysalan palveluita, kansaneläkelaitoksessa asiointia sekä kunnallisia palveluja. Asiointipalvelujen kehitystä on varjostanut lainsäädäntö - tai oikeammin sen puute. Palveluja ei ole ryhdytty tarjoamaan, koska sääntöjen puuttuessa vastuu on koettu liian suureksi. Lainsäädäntöä lähellä oleva avoin kysymys on tekijänoikeudet. Teoksia ei lainata, vaan kopioidaan verkkoympäristössä. Asiointipalveluihin liittyvät lisäksi käyttäjän tunnistaminen, sähköinen allekirjoitus ja tiedon salaus. Luotetun kolmannen osapuolen palveluja tarvitaan. Strategiat ovat koskeneet verkkoja teknisinä välineinä; eivät niinkään verkkojen sisältöä. Oleellista tulevaisuudessa on se, mitä verkoilla tehdään. Asiointipalvelut ovat tulevaisuuden verkkojen sovelluksia hyödyllisimmillään. Kyselyssä esiinnousseita palveluun liittyviä aiheita ovat multimediapalvelut, hajautetut tietokannat, lomakkeet, palveluselosteet sekä palvelun kuittauksen ja etenemisen seurannan mahdollisuus. Kanavien yhteydessä keskeisiksi nousevat sähköinen raha, asiakkaan tunnistus ja käyttöoikeudet, salausmenetelmät sekä tulevaisuuden verkkoarkkitehtuurit, joista keskeisimpiä ovat hybridit ja langattomat verkot. Strategian pohjalta eri organisaatioiden yhteistyön merkitys korostuu. Tietoyhteydet, tietoturva ja tietosuoja ovat keskeisiä kysymyksiä tulevaisuuden standardeissa. Niiden toteutuksissa ei pidä varautua ainoastaan ulkopuoliseen väärinkäyttöön - viranomaisten oikeuksia pitää myös kontrolloida. Palvelujen tarjontaa pitää kehittää palvelustrategiamallin tapaan joustavaksi. Henkilökortti ei saisi olla ainoa sähköisen identiteetin toteutustapa. Sähköinen asiointi voidaan tehdä luotettavammaksi ja turvallisemmaksi kuin nykyiset menetelmät usein eri keinoin. Teledemokratian vastainen julkishallinto ei kuitenkaan kykene toimimaan edelläkävijänä. Edistys ja valta poissulkevat toisensa

Support for Knowledge and Innovations in Software Development – Community within Company: Inner Source Environment

This case study considers a software development support portal adapted from open source developer communities into a company internal, so called inner-source development environment. With theoretical insights into knowledge management (KM) models, recent advancements in KM theory building, and observations of the inner source platform we make observations as regarding the KM approach and suggestions for its further development. Both technological and human components of KM are considered. The results of this study, can be generally applicable to the knowledge creation and innovation support in software development. We believe that many software companies are following the example and building virtual environments to support the knowledge processes and innovation in their activities. The case company, Nokia, is a pioneer in KM efforts for the software organization.peerReviewe